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Comment archiver vos papiers administratifs

Publié le Publié dans Bureau, Organisation, Rangement

Archiver vos papiers administratifs est la dernière étape de votre action de tri et classement de vos documents du quotidien. En effet, si vous ne voulez pas vous retrouver ensevelie sous des piles instables et « fourre-tout », il est essentiel d’aller plus loin que l’étape de traitement des documents. Il vous faut aller jusqu’à l’archivage.

archiver-classeurArchiver est la 3e et dernière étape après le tri et le classement des papiers du quotidien. Précédemment vous avez vu que bien gérer vos documents demande de la méthode et de la régularité. Vous avez monté vos catégories et mis en place un système de tri au quotidien : cliquez ici pour (re)lire l’article.

Ensuite, j’ai mis un coup de projecteur sur le trieur à soufflets, un outil que je trouve très performant pour vous faciliter le tri hebdomadaire des papiers (et également pour d’autres usages !) Vous retrouverez les détails en suivant ce lien.

Vous avez donc mis en place 2 systèmes : le tri quotidien et le classement hebdomadaire. Nous allons voir maintenant le classement pour une plus longue durée qu’on appelle l’archivage.

Pourquoi archiver

Pour respecter une obligation légale : l’archivage doit se faire pour un certain nombre de documents donc la durée légale de conservation est fixée par la réglementation : vous trouverez en cliquant sur ce lien la liste des délais de conservation des documents, il s’agit du site officiel du Service public.

Sans obligation légale, il peut être intéressant de conserver les documents suivants :

  • Garanties d’appareils et la factures d’origine : pour pouvoir faire appel au service après-vente sans frais
  • Historique médical : en cas de changement de médecin, pour suivre l’évolution d’un traitement…
  • Factures de garage : au moment de la vente, l’acquéreur sera rassuré par les preuves du bon entretien de votre véhicule
  • Et aussi : liste d’invités d’une fête de famille, comptes rendus de réunion de l’association… à vous de voir selon vos besoins, sans accumuler de façon excessive.

Astuce : pensez à numériser et à jeter la copie papier. Idéal pour les tickets de caisse qui s’effacent avec le temps !

Comment ranger

Choisissez une méthode qui vous convient, peu importe que ce soit dans des classeurs, des pochettes à élastique, des boites en carton… vérifiez simplement que ça tienne sur votre étagère et que vous voyez facilement le titre.

Comment archiver

Version cool : respectez les catégories que vous avez définies lors de l’étape du classement hebdomadaire, prenez les documents dans le trieur et glissez-les dans la pochette choisie.archiver-pile-papiers

Version « sport » : vous n’avez pas vos catégories et que vos documents sont entassés dans des piles… ne paniquez pas, tout est possible en avançant avec méthode!

  •  Choisissez vos catégories : reprenez celles listées par le service public, auxquelles vous ajouterez vos catégories spécifiques
  • Prenez le temps de réunir tous vos documents et d’observer de quoi il s’agit
  • Triez ! Séparez chaque document et créez des piles pour les regrouper selon vos catégories
  • Allez jusqu’au bout de vos piles, jetez au fur et à mesure si nécessaire, ne gardez que l’essentiel
  • Rangez dans les pochettes

Quand archiver

Je vous conseille de réaliser l’archivage tous les 6 mois. Cela permet de ne pas avoir trop de documents dans le trieur et en même temps de ne pas faire cela trop souvent, et donc de tenir dans le temps ! Vous pouvez vous mettre un rappel dans votre agenda pour ne pas oublier, par exemple au 15 juillet et au 15 janvier.


Avez-vous un système d’archivage en place ?  Cela vous semble-t-il réalisable ? Venez partager avec nous dans les commentaires votre expérience.

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5 réflexions au sujet de « Comment archiver vos papiers administratifs »

  1. Moi jusque là je triais mon tiroir fourre-tout tous les 36 du mois c’est-à-dire quand le tiroir ne ferme plus tellement il y a de bazar ou qd je cherche pdt 3jours un doc qui est pourtant dans ce tiroir mais que je ne vois pas faute de classement régulier. La méthode sport meme 2fois par an me semble un peu rébarbative. Le classement régulier (une fois par mois me semble suffisant pour moi car je recois très peu de papier) ou direct ds le trieur à soufflet m’épargnerai ce stress de plonger pdt des heures dans le bazar cumulé!
    Jusqu à présent j’utilisais des pochettes larges à élastique pour le coté gain de place mais je trouve qu il est pénible voir parfois difficile d y retrouver un doc si ce ne sont pas des choses de memes formats datés et classés du plus récent au plus ancien. Je songe à changer de contenant pour les dossiers que je consulte plus régulièrement (documents de travail ou médicaux). Mais je trouve les classeurs à archives tellement gros et encombrants en plus d etre moches.
    Je trouve ta méthode intéressante aussi pour trier et ranger mes cours et activités d’éléves.
    Bon maintenant faut que je trouve un moment pour me poser et mettre à jour ou en place tout ca! Première étape acheter un trieur à soufflets ou définir mes catégories?
    En tout cas tes articles me remotivent bien! Merci.

    1. Attention, la méthode « sport » n’est à faire qu’une fois, il s’agit du grand tri suite à accumulation incontrôlée! Normalement une fois le système bien construit et mis en place, cette étape ne devrait plus être nécessaire.
      Concernant la 1er étape, la priorité est de définir tes catégories. Ensuite tu achèteras seulement si nécessaire.
      Bravo pour la motivation!

  2. Vu comme ça je comprends mieux la méthode sport. Je vais donc mettre en place mes catégo et voir ce qui me manque comme rangement puis trier une bonne fois pour toute mon tiroir à bordel! Qui ne devrait plus exister pour bien faire lol
    Suite au prochain épisode! Merci! 🙂

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